- こんな手紙を事務部に書きました。(2013-12)
- 追伸: なんと今年はこの書類を書かされませんでした。事務の人ががんばってくれたんでしょうか。(2014-12)
助成金等の個人経理調査が全くの無駄であると思う件について
助成金等の個人経理が行われているかどうかを本人に問いあわせ、署名を求める書類をいただきましたが、私はこのような調査は全くの無駄であると思います。
かような調査が行われるようになった背景には、他大学で同様な事案が発生したことにあると伺いました。大学というのは非常に大きな組織ですから、いろんな人間がおり、いろんな事件が(故意、過失に関わらず)起こるでしょう。大学の信頼を傷付けるような事件が起こるのは大学全体の損失になりますから、それを未然に防ぐ努力は大切であることは理解できます。
しかし、全職員にこういう書類を配って宣誓署名を求めて、何が改善されるのでしょうか? 一部の職員が問題を起こしたという理由で、「私は問題を起こしていないことを宣誓署名する書類」を配布するやりかただと、何も問題を解決しないばかりではなく、じきに「まじめに働いていることを宣誓署名する書類」とか「キャンパス内でたばこを吸っていないことを宣誓署名する書類」とか「自転車を正しく駐輪スペースに止めている(以下同文)」とかがしょっちゅう配布されるようになるのではないかと強く危惧します。
上記の事件がもし故意になされたとすれば、その本人が、自らが罰せられるのを覚悟でこの書類に真実を語るでしょうか? 私にはそれは信じられません。故意にそのような行為を行う者を探すには、抜き打ち調査など外的な方法が必要でしょう。では過失のためにそのような事件が発生したとしたら? その場合は、会計検査院に是正を求められるよりも前に、大学として対応を行うのが望ましいのはもちろんですが、善意のもとでの過失を信じるなら、調査するのに宣誓署名が必要ですか? ふつうに「このような会計はルールに反するので心当りのある者は相談するように」と通達すれば良いだけではありませんか? それをあえて署名入りの(いかにも形式的な)調査を行う理由は、問題を是正するためではなく、ひとえに事務当局(そして上位官庁)に責任がないことを書類に残すことのみが目的の、全くの形式主義であると見えます。もちろん事件の主要な原因は事件を起こす当人にありますが、それを未然に防ぐ、より実効性があり、より無駄な事務量を生まない調査通達方法を考えるのが、はるかに建設的であろうと思います。
上のようなことはもちろんご承知の上で、しかし大学外からの指示指導でやむをえず形式的な調査を行っているのかもしれません。しかしそれならば、それがいかに無意味であるかを説明して、教員が無意味な書類作成に時間をさかなくてもよいように、事務のレベルで食いとめてもらえませんか? それも、大学の事務部門の大切な業務であると思います。